¿Ya reflexionaste sobre que, muy probablemente, el 20% de los conceptos de gastos de tu economía personal (alquiler, combustible, etc.), totalizan el 80% del monto total de gastos?
Esta relación es la que se conoce como “Principio de Pareto” o “Principio 80-20”. Fue descubierta por Vilfredo Pareto (economista italiano, 1848-1923), mientras investigaba la propiedad de la tierra en Italia, y concluyó que solamente el 20% de los propietarios, poseían el 80% de la superficie total.
Y de ahí se derivó el principio: “En todos los campos del quehacer humano, el 80% de los resultados fluye del 20% de las actividades”. O sea, “Pareto” nos indica una relación casusa-efecto: el 20% de las causas es responsable del 80% de los resultados.
Pareto no es perfecto, y en lugar de 80-20, pueden darse otras relaciones, que normalmente tienden a un Pareto:
. Una relación 85-18 por ejemplo, indica que hay una mayor concentración en las causas que producen un mismo resultado, incluso mayor al normal. “Pareto reforzado” me gusta llamarlo.
. Contrariamente, una relación 70-25 por ejemplo, indica que se necesitan mas causas para lograr un mismo resultado, menor al normal. “Pareto suave” podría llamarse.
Pareto siempre está (¡aunque no lo veamos!).
Pareto me acompaña desde hace muchos años: siempre llego a empresas en las que propongo recurrir a su ayuda, y es bastante normal que no lo conozcan o, si escucharon de él, nunca se asistieron con él. Quiero contarte aquí cinco aplicaciones muy prácticas de Pareto, que podrían ayudar a la mayoría de los profesionales en una empresa.
¿En qué situaciones prácticas podemos asistirnos con Pareto?
Conociendo la existencia del “Principio 80-20”, podemos analizar datos que nos permitan tomar decisiones con bases objetivas, y no sólo intuitivas. El ejemplo clásico del uso de Pareto es la divulgada “clasificación ABC” de mercaderías. Pero aquí quisiera comentarte otras cinco situaciones prácticas en empresas, las primeras cuatro partiendo de una base de datos en un simple archivo de MS Excel:
¿Hasta dónde descentralizamos y a partir de dónde centralizamos una actividad?
Infinidad de veces Pareto me ha ayudado a encontrar un monto hasta el cual dejar descentralizada en una sucursal la responsabilidad sobre algún tipo de transacción (el 80% de las transacciones que sólo suman el 20% del monto de todas ellas, manteniendo la agilidad en la sucursal), y centralizar el resto (el 20% de las transacciones que suman el 80% del monto total, mitigando riesgos). Ejemplos:
. ¿Hasta qué monto se permiten realizar compras menores en una sucursal, para ser pagadas con un Fondo Fijo, sin necesidad de activar el proceso completo de cuentas por pagar?
. ¿Hasta qué monto se descentraliza la aprobación de un límite de crédito en una sucursal, sin recurrir a aprobadores de la oficina central?
¿Cuáles podrían ser los niveles de aprobación de una transacción?
Una variante del ítem anterior, es la de establecer montos de corte, para diversos aprobadores de una transacción. Ejemplo: dependiendo del monto de un pago, habrá diversos aprobadores, o lo mismo para notas de crédito, u otras transacciones. En lugar de establecer esos montos utilizando números mágicos terminados en ceros, Pareto nos puede asistir: podremos conocer cual es el monto total del riesgo que implica que cada aprobador apruebe hasta un determinado monto y cuan atomizado estará el riesgo de acuerdo a la cantidad de transacciones probables. Ejemplo: en un primer nivel de aprobación podría quedar delegada la aprobación de transacciones que representan el 80% del total de las transacciones, pero son sólo el 20% del monto total de tales transacciones, o alguna variante similar.
¿Cuáles son las causas principales de un problema?
Muchas veces un problema puede tener múltiples causas, y precisamos identificar las mas relevantes, para focalizarlas primero. Ejemplo: una empresa tiene un alto nivel de devoluciones de mercaderías, con todo el reproceso operativo y administrativo que eso conlleva. Pareto podría asistirnos en identificar cuales son las causas mas frecuentes (quizás haya un 20% de tipos de causas responsables del 80% del monto total de las devoluciones), o los artículos mas frecuentemente devueltos (quizás sólo un 20% de los artículos sea responsable del 80% del monto total de las devoluciones), o los clientes que mas devuelven (quizás tan sólo el 20% de los clientes que devuelven mercaderías lo hacen por un monto que totaliza el 80% del monto total de las devoluciones). ¡Pareto podría ayudarnos a lograr soluciones mas efectivas!
¿Cómo tomar una muestra inteligente de transacciones para realizar una auditoría?
Pareto puede asistirnos en tomar una muestra inteligente: podremos identificar las transacciones que tienen mayor impacto y las que tienen menos. Con esta base de datos ordenada, será posible establecer rangos de valores (mínimamente dos) y tomar transacciones de todos ellos para formar la muestra (muchas veces, transacciones de diferentes montos tienen procesamientos diferentes, o aprobadores diferentes, y se hace relevante considerar esos montos diversos).
¿En qué procrastinar?
El autor Brian Tracy, en su libro “El poder del tiempo”, sugiere que Pareto puede ayudar a realizar una “procrastinación creativa deliberada”: “Procrastinar en el 80% de las tareas de bajo valor y así poder dedicar el tiempo a aquel 20% de tareas que tienen mayor valor y hacen la diferencia”. ¡Sería este un ejercicio mas conceptual o intuitivo, que el análisis de una base de datos!
¿Cómo hacer un Pareto en un archivo de MS Excel? Muy sintéticamente: 1) Ordenar las transacciones según el dato “monto”, de mayor a menor; 2) Acumular los montos, transacción por transacción; 3) Calcular el porcentaje que representa cada monto acumulado en función al monto acumulado final; 4) Repetir los tres pasos a nivel de “cantidad de transacciones”, siendo un “1” cada transacción; 5) Identificar el porcentaje acumulado de “monto” mas cercano al 80%, y encontrar cual es el porcentaje acumulado de “cantidad de transacciones”. ¡Y ahí encontrarás si Pareto está también con vos!
Hernán R. Rocha
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