La complejidad perjudica a todos…
… por consiguiente, la simplicidad nos concierne a todos” (dijo el pensador y consultor contemporáneo Edward De Bono).
¿Hay oportunidad de simplificar la manera en que se hacen las cosas en tu empresa?
¿Podríamos reflexionar juntos acerca de la ‘simplicidad’ y la ‘complejidad’ en tu lugar de trabajo?; te propongo respondernos dos preguntas:
1. ¿Cuántas veces has observado que la “COMPLEJIDAD” se ha ido creando sola en tu lugar de trabajo, sin que nadie lo haya específicamente percibido?
2. ¿Cuántas veces has observado que la “SIMPLICIDAD” se ha ido creando sola en tu lugar de trabajo, sin que nadie lo haya específicamente percibido?
Sin dudas, tus respuestas son:
1. Siempre has observado que la “COMPLEJIDAD” se ha ido creando sola.
2. Nunca has observado que algo haya ganado “SIMPLICIDAD” por sí mismo, de motu propio.
Eso es exactamente lo que sucede en todas las organizaciones; veamos por qué:
La “COMPLEJIDAD” se va creando a medida que va pasando el tiempo: a medida que distintos líderes y colaboradores son responsables de las diversas tareas, que distintos sistemas se van implementando, que se van cambiando los procesos, que se implementan nuevos controles, que se agregan documentos, y reportes, y monitoreos… la ‘COMPLEJIDAD’ va creciendo, y se van creando camadas de ‘COMPLEJIDAD’, unas sobre otras. Podemos verlas en tareas repetidas, controles que se superponen sobre otros, reportes que nadie lee, falta de coordinación entre las áreas de la empresa y hasta objetivos encontrados, procesos muy manuales, información que se procesa en el sistema y “por las dudas” también en una planilla de cálculo, y podríamos seguir listando situaciones que crean “COMPLEJIDAD” innecesaria.
La “SIMPLICIDAD”, por su lado, precisa que alguien la focalice, que decida buscarla, crearla, decidirla e implementarla. La “SIMPLICIDAD” nunca se crea por sí sola. La “SIMPLICIDAD” es el resultado de una decisión consciente de querer buscarla.
Construir “SIMPLICIDAD” es una forma inusual de agregar valor en la empresa, en tres formas:
Clientes más satisfechos: cuanto más le ‘simplifiquemos’ y facilitemos la experiencia al cliente (con operaciones, sistemas, formularios, filas, recepción de sugerencias, etc.), mayor será su satisfacción con la empresa. Y esto ya lo sabemos: un cliente satisfecho, vuelve a repetir su experiencia, y recomienda la empresa a otros.
Costos fijos menores: cuanta mayor ‘simplicidad’ haya en las operaciones, los sistemas, los procesos… la empresa será más eficiente y podrá administrar mejor sus costos. Claro que hay un límite típico: en el afán de simplificar los procesos, no es posible eliminar los controles que ayudan a la empresa a mitigar los riesgos que no quiere asumir. Ejemplo: si la empresa vende insumos sin tener control de stock, su proceso de ventas sería más simple, pero estaría asumiendo riesgos significativos relacionados a la compra, resguardo y despacho de esos insumos.
Mejor el clima laboral: finalmente, la ‘simplicidad’ en la empresa ayuda a reducir los niveles de conflicto y de stress entre las diversas áreas de la empresa y sus colaboradores, lo que redunda en un mejor clima laboral. Cuando hay ‘complejidad’, normalmente no hay claridad, y la falta de claridad, genera tensiones, que deberían evitarse.
Alguien debe decidir luchar por la “SIMPLICIDAD”, construirla, y destruir “COMPLEJIDAD”. Sin dudas, estará agregando valor en la empresa: clientes más satisfechos, menores costos fijos, mejor clima laboral.
¿Hay oportunidad de ‘simplificar’ la manera en que se hacen las cosas en tu empresa?
1 Comment
Muy interesante, es verdad a medida que se agregan procesos (innecesarios), documentos, utilización de herramientas paralelas al sistema se crea esa complejidad, en algunos casos burocracia, pienso que en la mayoría de los casos se puede simplificar, muchas veces es cuestión de analizar como hacerlo.., ya que como dice el articulo, «Alguien debe decidir luchar por la “SIMPLICIDAD”, construirla».