Toda empresa es creada con un objetivo; lo mas habitual es que, para lograrlo, precise de un equipo de colaboradores. Para que este equipo funcione, deberá estar organizado. Aquí es donde surge la estructura organizacional: qué roles habrán, a quienes reportarán, con qué nivel de autonomía, etc. O sea, la estructura determinará cómo ese equipo va a funcionar y se va a relacionar, para lograr los objetivos establecidos.
Entonces, la estructura organizacional debe depender de:
- a) Los objetivos:
- La estructura debe ser funcional a los objetivos. Ejemplos: si la empresa define que quiere contratar y retener talentos, y capacitar y desarrollar a su gente, sería funcional a este objetivo que la estructura contenga un puesto responsable de los recursos humanos; si la empresa decide tener múltiples localizaciones, sería funcional a este objetivo tener un supervisor centralizado de todas esas localizaciones; etc.
- Cuando los objetivos cambien, la estructura debe cambiar. Ejemplo: si una empresa abre una nueva línea de negocio, sería funcional a este objetivo que la estructura se adapte a la existencia de este nuevo negocio, contemplando sus necesidades.
- b) Los procesos:
- La estructura y los procesos deben estar alineados. Ejemplo: si la empresa decidiera dar plena autonomía a los vendedores no precisará un puesto dedicado al análisis y control de créditos.
- La estructura quedará influida por el nivel de tecnología utilizada en los procesos. El grado de integración de los sistemas, su alcance y nivel de soporte al negocio, determinará la necesidad o no de algunos puestos en la estructura organizacional.
Situaciones a evitar en el diseño de la estructura
Algunas situaciones frecuentes que deben evitarse en el diseño de una estructura organizacional:
- Copiar la estructura de otra empresa: cada una necesita su propio diseño organizacional.
- Nombrar una persona, y luego crear un puesto alrededor de ella según sus conocimientos.
- Definir los nombres de los puestos, sin haber pensado en los objetivos y los procesos primero: podrían crear ineficiencias no deseadas.
- Al cambiar los objetivos, hay que adaptar la estructura actual, evitando simplemente agregar estructura nueva. Ejemplo: se abre una nueva línea de negocios y se adiciona una estructura, que puede duplicar funciones con la estructura preexistente.
- Mantener o ajustar la estructura para proteger el “poder” de cierta persona en la organización: el negocio debe saber que ahí hay una ineficiencia y un sobre costo.
- Realizar cambios en los procesos o en el o los sistemas utilizados, y no revisar la estructura en la que se soportan.
- Dejar que la inercia prevalezca, y no revisar la estructura de tanto en tanto.
- Improvisar: el equipo funcionará improvisadamente.
¿Cómo se hace el diseño?
- Empezar con una hoja en blanco.
- Preguntar: “¿Qué se precisa?”
- ¿Cuáles son los objetivos de esta organización?
- ¿Qué procesos deben haber para lograr eficacia, eficiencia y control en el logro de los objetivos?
- Dibujar un primer borrador, mejorarlo, debatirlo, mejorarlo otra vez.
- Implementarlo, probarlo, adaptarlo hasta que sea funcional.
- Si se trata de una empresa en marcha, realizar los cambios con gradualismo y un orden estrictamente planeado, para que el cambio no genere caos organizacional.
¿Cómo nos damos cuenta cuando la estructura actual precisa una actualización?
Existen diversas circunstancias o situaciones que deberían llamar a una revisión de la estructura organizacional:
- Hay ineficacias: quejas de clientes, quejas de proveedores, etc.
- Hay ineficiencias: burocracia; tareas que se hacen mal y hay que hacerlas nuevamente.
- Hay tareas de las que nadie se siente responsable (“no tienen dueño”).
- Hay problemas de delegación-concentración.
- Cuando la empresa está evolucionando (en mercados, en volúmenes, en tipos de logística, en sistemas y aplicaciones nuevas, etc.).
Debemos pensar siempre que la estructura es el vehículo necesario para lograr los objetivos planeados: si el objetivo es llegar a la luna, ¡no habrá ascensor que pueda llevarnos!
Hernán R. Rocha
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