La importancia de la estructura organizacional

December 6, 2018

 

Toda empresa es creada con un objetivo;  lo mas habitual es que, para lograrlo, precise de un equipo de colaboradores.  Para que este equipo funcione, deberá estar organizado. Aquí es donde surge la estructura organizacional: qué roles habrán, a quienes reportarán, con qué nivel de autonomía, etc. O sea, la estructura determinará cómo ese equipo va a funcionar y se va a relacionar, para lograr los objetivos establecidos.

 

Entonces, la estructura organizacional debe depender de:

  1. a) Los objetivos:
  • La estructura debe ser funcional a los objetivos. Ejemplos: si la empresa define que quiere contratar y retener talentos, y  capacitar y desarrollar a su gente,  sería funcional a este objetivo que la estructura contenga un puesto responsable de los recursos humanos; si la empresa decide tener múltiples localizaciones, sería funcional a este objetivo tener un supervisor centralizado de todas esas localizaciones; etc.
  • Cuando los objetivos cambien, la estructura debe cambiar. Ejemplo: si una empresa abre una nueva línea de negocio, sería funcional a este objetivo que la estructura se adapte a la existencia de este nuevo negocio, contemplando sus necesidades.

 

  1. b) Los procesos:
  • La estructura y los procesos deben estar alineados. Ejemplo: si la empresa decidiera dar plena autonomía a los vendedores no precisará un puesto dedicado al análisis y control de créditos.
  • La estructura quedará influida por el nivel de tecnología utilizada en los procesos. El grado de integración de los sistemas, su alcance y nivel de soporte al negocio, determinará la necesidad o no de algunos puestos en la estructura organizacional.

 

Situaciones a evitar en el diseño de la estructura

Algunas situaciones frecuentes que deben evitarse en el diseño de una estructura organizacional:

  • Copiar la estructura de otra empresa: cada una necesita su propio diseño organizacional.
  • Nombrar una persona, y luego crear un puesto alrededor de ella según sus conocimientos.
  • Definir los nombres de los puestos, sin haber pensado en los objetivos y los procesos primero: podrían crear ineficiencias no deseadas.
  • Al cambiar los objetivos, hay que adaptar la estructura actual, evitando simplemente agregar estructura nueva. Ejemplo: se abre una nueva línea de negocios y se adiciona una estructura, que puede duplicar funciones  con la estructura preexistente.
  • Mantener o ajustar la estructura para proteger el “poder” de cierta persona en la organización: el negocio debe saber que ahí hay una ineficiencia y un sobre costo.
  • Realizar cambios en los procesos o en el o los sistemas utilizados, y no revisar la estructura en la que se soportan.
  • Dejar que la inercia prevalezca, y no revisar la estructura de tanto en tanto.
  • Improvisar: el equipo funcionará improvisadamente.

 

¿Cómo se hace el diseño?

  • Empezar con una hoja en blanco.
  • Preguntar: “¿Qué se precisa?”
  • ¿Cuáles son los objetivos de esta organización?
  • ¿Qué procesos deben haber para lograr eficacia, eficiencia y control en el logro de los objetivos?
  • Dibujar un primer borrador, mejorarlo, debatirlo, mejorarlo otra vez.
  • Implementarlo, probarlo, adaptarlo hasta que sea funcional.
  • Si se trata de una empresa en marcha, realizar los cambios con gradualismo y un orden estrictamente planeado, para que el cambio no genere caos organizacional.

 

¿Cómo nos damos cuenta cuando la estructura actual precisa una actualización?

Existen diversas circunstancias o situaciones que deberían llamar a una revisión de la estructura organizacional:

  • Hay ineficacias: quejas de clientes, quejas de proveedores, etc.
  • Hay ineficiencias: burocracia; tareas que se hacen mal y hay que hacerlas nuevamente.
  • Hay tareas de las que nadie se siente responsable (“no tienen dueño”).
  • Hay problemas de delegación-concentración.
  • Cuando la empresa está evolucionando (en mercados, en volúmenes, en tipos de logística, en sistemas y aplicaciones nuevas, etc.).

 

Debemos pensar siempre que la estructura es el vehículo necesario para lograr los objetivos planeados: si el objetivo es llegar a la luna, ¡no habrá ascensor que pueda llevarnos!

 

Hernán R. Rocha

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