Facturación Electrónica – Los impactos en el agronegocio

Actualmente, Paraguay avanzando hacia la digitalización del proceso tributario con la Electronic Invoice (PY). El proceso comenzará a partir de enero de 2023. Este cambio traerá muchos beneficios para las empresas que se adapten a los nuevos procesos.  Pero algunos directivos aún no son completamente conscientes de los impactos negativos e incluso pérdidas, a los que pueden someter a sus empresas, en caso no se adapten al nuevo proceso. A continuación, encontrarás una guía sencilla y objetiva, que te informará sobre cuáles son los impactos reales de la Factura Electrónica en tu empresa.

¿Qué es la Facturación Electrónica?

Una factura electrónica es como una factura tradicional, pero sin los riesgos que esta conlleva. La mayor diferencia radica en que es un documento 100% electrónico, en formato XML, y se firma de manera digital por el emisor. Una factura electrónica cuenta con la misma validez jurídica que una tradicional, además está validada y autorizada por la SET. ¡Haz clic aquí para leer más sobre lo qué es una Factura Electrónica desde la SET!

Además de saber qué es, las personas tienen preguntas más específicas sobre este proceso, por ejemplo:

• ¿Cómo puedo hacer la Transmisión de los Comprobantes?

• ¿Cómo hacer la Validación de los Comprobantes?

• ¿Es necesario hacer alguna migración?

• ¿Cuáles son los requisitos para hacer la facturación electrónica?

¿Cómo puedo hacer la Transmisión de los Comprobantes?

En primer lugar, es necesario aclarar que existen dos formas de transmitir los comprobantes: Síncrona y Asíncrona. Cuando hablamos de transmisión sincrónica y asincrónica nos estamos refiriendo a las formas de intercambio de la información.

En la facturación electrónica, el sistema facturador realiza el envío de los DE (Documentos Electrónicos) utilizando los Servicios Web (WS) que el SIFEN pone a disposición.

En la transmisión síncrona, el procesamiento y respuesta del servicio se realizan en la misma conexión de consumo. Ees decir, al momento de confirmar la factura, el sistema facturador envía una solicitud (Request) al servicio WS SIFEN, el cual recibe la requisición y direcciona el procesamiento al SIFEN. Una vez el SIFEN culmina el procesamiento, devuelve el resultado al WS SIFEN, el cual a su vez, retorna la respuesta al sistema facturador para cerrar la conexión.

*Manual técnico de la SET.

Ya en la transmisión asíncrona, el resultado del procesamiento del servicio requerido no es entregado en la misma conexión de la solicitud de consumo. El sistema facturador realiza la conexión realizando una requisición al WS SIFEN, el cual recibe la solicitud y responde con un mensaje de aprobación o rechazo, según las primeras validaciones. Cuando el sistema facturador obtiene el Response, cierra la conexión. El procesamiento de los Documentos Electrónicos se realiza de manera posterior a esta conexión.

*Manual técnico de la SET.

Es importante comentar que no es necesario hacer migración de datos para realizar el proceso de facturación electrónica. Todo este proceso queda más sencillo utilizando un ERP, como de Versat, por ejemplo.

¿Cómo hacer la Validación de los Comprobantes?

La autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica se pueden garantizar mediante 2 métodos que la SET disponibiliza a los contribuyentes:

A través del código CDC:

1. Acceder al portal e-Kuatia a la opción: Servicios y Consultas, a través del siguiente link: https://ekuatia.set.gov.py/consultas/
2. Ingresar los 44 dígitos del CDC (sin espacios)
3. Completar el reCAPTCHA
4. Presionar en Consultar

A través del código QR:

1. Contar con un escaner de código QR (existen varios aplicativos que se pueden descargar tanto para Android (Google Play) como para iOS (Apps Store).
2. Escanear el QR del KuDE.

¿Cuáles son los requisitos para Facturación Electrónica?

• Adquirir el certificado digital de los Prestadores de Servicios de Certificación autorizados.
• Realizar los ensayos en el ambiente de pruebas o presentar una declaración jurada del cumplimiento de los requisitos de habilitación como facturador electrónico (se solicita o declara en la SET).
• Solicitar la autorización y timbrado electrónico a la SET.
• Solicitar el Código de Seguridad del Contribuyente (CSC) a la SET para la generación del QR.

¿Cuáles son los documentos que se pueden emitir de forma electrónica?

• Factura electrónica
• Factura electrónica de exportación
• Factura electrónica de importación
• Auto factura electrónica
• Nota de crédito electrónica
• Nota de débito electrónica
• Nota de remisión electrónica

Impactos positivos de la Facturación Electrónica

La facturación electrónica es un paso muy importante, para lograr la transparencia dentro de un sistema tributario. El proceso brinda varios beneficios tanto a los contribuyentes como a toda la sociedad.

De entre los impactos positivos que trae esta nueva forma de facturación, hicimos un resumen de lo que consideramos más importante y lo agrupamos en 3 grupos: tributario, comercial y social.

Benefícios Tributarios de la Factuarción Electrónica

• Disminución de la evasión fiscal: la facturación electrónica es un paso clave para operar con mayor transparencia. Con la implementación de la FE, todo el movimiento declarado será realmente fiel y ajustado a la realidad, es decir, estarás enviando información precisa a las autoridades por lo que las declaraciones que realices estarán libres de errores y omisiones, disminuyendo de manera sustancial la posibilidad de sufrir multas o sanciones.
• Incremento de la recaudación: Como sabemos, uno de los objetivos del sistema tributario es recaudar los impuestos que establece la ley,  y en ese sentido, la facturación electrónica logra reducir la evasión y elusión fiscal. La SET puede lograr este objetivo e incluso aumentar los niveles de recaudación sin la necesidad de llevar a cabo reformas fiscales que modifiquen, por ejemplo, tasas impositivas y/o deducciones.
• Reducción de la falsificación de documentos: La factura electrónica cuenta con varias validaciones que buscan eliminar la posibilidad de falsificar los documentos, entre las validaciones podemos mencionar que el documento electrónico (DE) posee un sello digital único e irrepetible, también cuenta con un Código de Control (CDC) conformado por 44 dígitos numéricos que permiten identificar, de manera única al documento, así como muchos otros campos de seguridad que deben ser llenados cuidadosamente. Por lo tanto, la posibilidad de falsificar un documento electrónico son prácticamente nulas, lo cual ofrece una total seguridad al contribuyente.

Beneficíos comerciales de la Facturación Electrónica

• Reducción de costos: Al reemplazar los tradicionales talonarios preimpresos por documentos electrónicos, se eliminan varios costos de papelería tales como: impresión, ensobrado, hojas membretadas, etc; también costo de envíos, sellos y almacenamiento de documentos comerciales.
• Seguridad y disponibilidad de la información: Hablando de la seguridad y la confiabilidad de los documentos electrónicos, podemos decir que son bastantes seguros y confiables, ya que mediante el uso de certificados digitales y varias validaciones por parte de la SIFEN, es posible garantizar la autenticidad del origen y la integridad del documento. Los KUDEs (Kuatia Documento Electrónico) poseen un código CDC y un código QR que ayudan a  validar la veracidad del documento.

Otro punto relacionado a la seguridad es el almacenamiento en la nube, tener nuestros documentos en base de datos digitales elimina la posibilidad de pérdida de información por robo, extravío o alguna eventualidad en el local de almacenamiento.

En cuanto a la disponibilidad, cabe recordar que al estar almacenados en bases de datos digitales el acceso a la información es casi inmediato y está disponible  en cualquier momento y desde cualquier lugar.

• Simplicidad de los procesos: Al eliminar el uso de talonarios y la impresión de documentos, el proceso de emisión de facturas, notas de créditos y demás documentos se simplifica notablemente, lo tendrás todo listo solo con algunos clics. La simplicidad también reduce el tiempo invertido por los contribuyentes para el cumplimiento de sus obligaciones tributarias
• Trazabilidad de la información: Otro beneficio de la factura electrónica es que permite tener un mayor control de las operaciones, al estar toda la información en un solo lugar, es posible rastrear todo lo realizado y analizarlo en cualquier momento.

Benefícios sociales de la Facturación Electrónica

• Disminución de consumo de papel: Uno de los mayores impactos medioambientales de esta nueva forma de facturación es la reducción del uso de papel, y con ello todo lo que involucra, desde la tala de árboles, el  agua utilizada para transformar la madera, las emisiones del CO2 del transporte, entre otros.
• Estandarización de documentación entre las empresas: Hoy en día cuando hablamos de integrar un sistema con otro, uno de los principales inconvenientes que surge es que los datos generados por un sistema no son compatibles con otro. Esto ocasiona muchas horas más de trabajo al tener que hacer que el documento original sea compatible con otro sistema.

Lo que se busca con esta estandarización es tener una estructura técnica del documento, que contengan datos “puros” en un formato estándar para que pueda ser directamente leído por el sistema administrativo-contable de otra empresa. 

• Fortalecimiento de la competitividad e imagen del país: Un país relacionado con fraudes, evasión de impuesto, sanciones y multas fiscales genera desconfianza y dificulta establecer relaciones comerciales con empresas extranjeras, por lo que contar con un sistema tributario organizado y transparente, que esté alineado con los estándares internacionales en cuanto a administración tributaria, favorece a establecer alianzas comerciales con otros países, además de impulsar la apertura a las inversiones internacionales y facilitando la llegada de inversionistas extranjeros.

Impactos negativos de la Facturación Electrónica

A pesar de los muchos beneficios, no podemos dejar de mencionar algunos de los impactos negativos que podría surgir con el uso la facturación electrónica. Veamos cuales podrían ser:

• Multas y sanciones de La SET: según resolución general n° 23 en su artículo 39 estipula que, en caso de comprobarse la intención de los facturadores electrónicos de obtener un beneficio indebido para sí o para un tercero, con la realización de cualquier omisión, simulación, ocultación o maniobra en perjuicio del Fisco, se aplicarán las sanciones previstas en la Ley Tributaria.

• Dificultades con la conexión: Por ser un sistema en la nube, requiere sí o sí que se tenga conexión a internet, por eso otra posible dificultad es que al momento de emitir los comprobantes el internet esté fallando o simplemente no esté funcionando.

• Dependencia de terceros: Al día de hoy es requisito poseer un sistema informático de facturación que cumpla lo establecido en la resolución y en la documentación técnica del SIFEN. Por lo que para emitir los comprobantes existe dependencia de un software de terceros, y en caso de inconvenientes (errores, lentitud, caída del sistema), tal vez toque esperar varios minutos para solucionarlo. Versat ERP está disponible para ayudarte a garantizar un proceso seguro.

• Adaptabilidad: Como todo cambio, existe un periodo de aprendizaje durante el cual es posible que los usuarios, encargados de realizar las facturaciones, demoren en adaptarse al nuevo método, haciendo que les tome más tiempo de lo habitual o incluso que emitan algunas facturas con datos incorrectos. Versat ERP cuenta con una equipo de expertos para ayudarte con la adaptación.

• Corrección de documentos: Corregir una factura que ya fue emitida ya no será tan fácil, para modificar deberá pasar por un proceso de reversión, enviar la petición a la SIFEN y esto puede tardar cierto tiempo en procesarse.

¿Cómo debo empezar con la Faturación Electrónica?

Empezar el proceso es bastante fácil y todo se puede realizar de forma online siguiendo estos pasos. 

1. Ponerse en contacto con un proveedor de certificados digitales y adquirir uno, actualmente en Paraguay existen 3 proveedores habilitados: https://www.acraiz.gov.py/html/Certif_1PrestaServ.html.
2. Solicitar el acceso al ambiente de pruebas, solicitar el CSC o adjuntar la declaración jurada del cumplimiento de las pruebas, esto se puede enviar por correo electrónico a facturacionelectronica@set.gov.py.
3. Para el timbrado electrónico, el contribuyente debe acceder a su cuenta del marangatu y gestionarlo desde el apartado “FACTURACIÓN Y TIMBRADO”  https://marangatu.set.gov.py/.

Versat ERP ya esta habilitado para hacer la facturación electrónica. El proceso es sencillo y brinda con la misma simplicidad de siempre.
Cuenta con toda la seguridad de un sistema totalmente online y 100% alojado en la nube. Versat también tiene la implantación más rápida del mercado con un equipo de expertos para ayudarte en todo momento. De esta manera, la plataforma ha garantizado el éxito de muchas empresas del agro y puede hacerlo con tu negocio.